Ihr Arbeitgeber teilt Ihnen mit, dass Ihre Gehaltsabrechnungen nun in einem digitalen Tresor verfügbar sein werden. Kein Papier, keine Umschläge mehr. Der natürliche Reflex: sich zu fragen, ob das legal ist, ob Sie ablehnen können und was Ihre Dokumente tatsächlich schützt. Der französische Rechtsrahmen regelt die Digitalisierung der Gehaltsabrechnung genau, aber einige Verpflichtungen sind unbekannt, auch auf Seiten der Arbeitgeber.
Die Regeln, die das Gehaltsabrechnungssystem Arkevia und den digitalen Tresor betreffen, basieren auf mehreren gesetzlichen und regulatorischen Texten. Ihre Ausgestaltung verdient es, Punkt für Punkt detailliert zu werden.
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Verordnung von 2018 über den digitalen Tresor: präzise technische Anforderungen
Bevor wir über die Gehaltsabrechnung sprechen, müssen wir verstehen, was der Begriff “digitaler Tresor” rechtlich bedeutet. Die Verordnung Nr. 2018-853 vom 5. Oktober 2018 hat spezifische Anforderungen für jeden Anbieter kodifiziert, der sich diesen Status zuschreibt. Ein einfacher Online-Speicher reicht nicht aus.
Konkret muss ein Dienst wie Arkevia, um das Label eines digitalen Tresors zu tragen, drei technische Anforderungen erfüllen, die die meisten gängigen Cloud-Lösungen nicht erfüllen:
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- Datenportabilität auf Anfrage: Der Mitarbeiter kann jederzeit kostenlos alle seine Dokumente in einem nutzbaren Format abrufen.
- Unveränderliche Protokollierung der Vorgänge: Jede Ablage, Einsichtnahme oder Änderung wird in einem Protokoll erfasst, das nachträglich nicht verändert werden kann. Dieser Mechanismus garantiert den Beweiswert des archivierten Dokuments.
- Vorabinformation des Nutzers vor wesentlichen Änderungen des Dienstes: Wenn der Anbieter seine Speicherbedingungen oder seine technische Architektur ändert, muss der Mitarbeiter im Voraus informiert werden.
Diese Verpflichtungen unterscheiden einen echten digitalen Tresor von einem gemeinsamen Ordner auf einem Unternehmensserver. Für einen Arbeitgeber bedeutet die Wahl eines Anbieters, der diese Verordnung nicht einhält, ein rechtliches Risiko im Falle eines Streits über die tatsächliche Übergabe der Gehaltsabrechnung.
Widerspruchsrecht des Mitarbeiters und digitalisierte Gehaltsabrechnung
Vielleicht haben Sie gehört, dass die Digitalisierung der Gehaltsabrechnung obligatorisch ist. Das ist nicht korrekt. Seit dem Gesetz El Khomri von 2016 kann der Arbeitgeber entscheiden, auf das elektronische Format umzusteigen, ohne die vorherige Zustimmung jedes Mitarbeiters einzuholen. Der Unterschied liegt darin: der Mitarbeiter behält ein dauerhaftes Widerspruchsrecht.
In der Praxis funktioniert das in zwei Schritten. Zuerst informiert der Arbeitgeber den Mitarbeiter mindestens einen Monat vor der ersten digitalen Zusendung über den Wechsel zum digitalen Format. Dann kann der Mitarbeiter jederzeit, nicht nur zu Beginn, verlangen, seine Gehaltsabrechnung in Papierform zu erhalten.
Wann der Widerspruch problematisch wird
Der Arbeitgeber kann einen Mitarbeiter, der sein Widerspruchsrecht ausübt, nicht bestrafen. Einige aktuelle arbeitsrechtliche Entscheidungen haben zudem darauf hingewiesen, dass ein Mangel an vorheriger Information die Digitalisierung für den Mitarbeiter unwirksam machen kann. Mit anderen Worten, wenn der Mitarbeiter nie klar informiert wurde, kann er die Gültigkeit der elektronischen Übergabe anfechten.
Dieser Punkt wird oft bei schnellen Implementierungen vernachlässigt. Ein Unternehmen, das einen digitalen Tresor von Arkevia für alle seine Teams aktiviert, ohne die individuelle Information zu formalisieren, ist Anfechtungen ausgesetzt, selbst wenn die technische Lösung einwandfrei ist.
Ständige Verfügbarkeit der Gehaltsabrechnungen: die Anforderung, die die CNIL betont
Ein digitaler Tresor, der der Verordnung von 2018 entspricht, löst nicht alle Probleme. Die CNIL hat in ihrem 2023 aktualisierten praktischen Merkblatt zur digitalisierten Gehaltsabrechnung einen Punkt hervorgehoben, den viele Arbeitgeber unterschätzen: der Arbeitgeber bleibt verantwortlich für die ständige Verfügbarkeit der Gehaltsabrechnung, auch im Falle eines Anbieterwechsels.
Stellen wir uns vor, ein Unternehmen nutzt Arkevia über mehrere Jahre und entscheidet sich dann, zu einem anderen Anbieter zu wechseln. Was passiert mit den bereits archivierten Gehaltsabrechnungen? Der Mitarbeiter muss jederzeit ohne Unterbrechung darauf zugreifen können. Wenn der Vertrag zwischen dem Arbeitgeber und dem Anbieter endet, bleibt die Verantwortung für den Zugang zu den Dokumenten beim Arbeitgeber.
Langfristige Aufbewahrung und Beendigung des Arbeitgeber-Anbieter-Vertrags
Das Arbeitsgesetz schreibt vor, dass digitalisierte Gehaltsabrechnungen für einen Zeitraum von fünfzig Jahren oder bis zum fünfundsiebzigsten Geburtstag des Mitarbeiters zugänglich sein müssen. Diese Dauer überschreitet bei weitem die durchschnittliche Vertragsbeziehung zwischen einem Unternehmen und einem Softwareanbieter.
Ein seriöser Anbieter sieht Rücktrittsklauseln vor. Vor der Unterzeichnung sollte der Arbeitgeber überprüfen, was passiert, wenn der Anbieter seine Tätigkeit einstellt oder der Vertrag nicht verlängert wird. Die im Jahr 2018 vorgesehene Portabilität bekommt hier ihre volle Bedeutung: Der Mitarbeiter darf niemals ohne Zugang zu seinen eigenen Dokumenten dastehen.
Sicherheit der Mitarbeiterdaten und GDPR-Konformität
Eine Gehaltsabrechnung enthält den Namen, die Adresse, die Sozialversicherungsnummer, das Nettogehalt und das Bruttogehalt. Dies sind personenbezogene Daten im Sinne der GDPR. Die Wahl des digitalen Tresors macht den Arbeitgeber verantwortlich für den Datenschutz.
Das Unternehmen muss sicherstellen, dass der Anbieter geeignete Sicherheitsmaßnahmen anwendet: Verschlüsselung der gespeicherten Dokumente, verstärkte Authentifizierung für den Mitarbeiterzugang und eine klare Richtlinie zur Vorfallverwaltung. Ein elektronischer Tresor, der Dokumente im Ruhezustand nicht verschlüsselt, erfüllt nicht die erwarteten Standards.
Transfer außerhalb der EU und Untervergabe
Ein weiterer Punkt, den es zu überprüfen gilt: der Standort der Datenspeicherung. Wenn der Anbieter die Gehaltsabrechnungen auf Servern außerhalb der Europäischen Union speichert, sind zusätzliche Garantien erforderlich (z. B. Standardvertragsklauseln). Arkevia, als Lösung von Cegedim, kommuniziert über eine Speicherung in Frankreich, was die Konformität vereinfacht.
Die Wahl eines digitalen Tresors für die Verwaltung der Gehaltsabrechnungen beschränkt sich nicht auf eine Frage des Komforts. Die Verordnung von 2018 legt eine technische Grundlage fest, das Gesetz El Khomri regelt das Widerspruchsrecht, und die CNIL erinnert daran, dass die Verfügbarkeit der Dokumente über mehrere Jahrzehnte hinweg in der Verantwortung des Arbeitgebers bleibt. Diese drei Säulen vor der Implementierung einer Lösung zu überprüfen, vermeidet unangenehme Überraschungen, sowohl für das Unternehmen als auch für die Mitarbeiter.